Lekce 7 - díl 3. Časový harmonogram

27. 03. 2020

Lekce boří jeden mýtus. Časový harmonogram je stanoven na období zpracování SUMP. Není to pravda. Do časového harmonogramu musí být zahrnuta i implementace. Představujeme proto tři kritéria, na které se v novém SUMP 2.0. nesmí zapomenout, pokud se bude navrhovat časový harmonogram:

• Vypracovat předběžný časový rámec pro implementaci opatření, který bude podrobně rozpracován ve fázi plánování opatření.
• V rámci podrobného plánování se zaměřte na další dva tři roky, zároveň však připravte hrubý plán na dalších deset let a zohledněte i dlouhodobé projekty, které během těchto deseti let budou teprve zahájeny a mohou pokračovat i déle (např. výstavba tramvajových tratí atd.).
• Některá města dávají přednost časovému rámci v podobě důležitých milníků a neudávají přesné časové rámce (např. otevření nové autobusové linky a opatření realizovaná předtím a potom). Tento přístup pomáhá zůstat realistickým a veřejnosti usnadňuje sledování průběhu plánu.

Znovu je potřeba připomenout, že SUMP je proces, do kterého patří i implementace. Z níže uvedeného grafu je zřejmé, kolik času je věnované právě implementaci (viz. bod 10.)

Obr.: Relativní časové požadavky jednotlivých kroků SUMP.

Celý překlad z evropské metodiky SUMP.

Aktivita 2.3. Dohodněte se na časovém harmonogramu a pracovním plánu

Odůvodnění

Správné načasování a přehledný a jasný pracovní plán jsou klíčem k úspěchu. Aktivity, které vedou k vytvoření SUMP, jsou částečně závislé jedna na druhé – vzájemnou závislost a provázanost je třeba transponovat do logické posloupnosti, která bude v souladu s místními podmínkami. Při sestavování časového harmonogramu je důležité zohlednit i probíhající politické a jiné aktivity, které mohou mít určitý vliv na proces SUMP, tedy např. volby, legislativní procesy nebo plány z jiných oblastí rozvoje města.

Proces přípravy a implementace SUMP je složitý také institucionálně; obvykle vyžaduje revizi plánovacích procesů a přeshraniční spolupráci. Rovněž vyžaduje politický mandát, aby úpravy byly akceptovány širokou odbornou veřejností. Velmi vhodné je vypracovat a schválit pracovní plán, který určuje všechny milníky a jasně definuje, který z aktérů co a kdy dělá.

Cíle

• Připravit plánovací proces, který bude přesně vyhovovat místním podmínkám a bude vhodným způsobem koordinovat všechny aktivity.
• Usilovat o harmonizaci časového harmonogramu SUMP a ostatních procesů jak odborných, tak politických (např. celkové strategie města, odvětvové plány, volby atd.). Najít časová okna pro koordinaci.
• Jasně definovat a formalizovat roli každého z aktérů, a také jejich zdroje, kterými mohou do procesu plánování přispět.
• Vytvořit podmínky pro spolehlivost a transparentnost procesu.
• Posílit efektivitu plánovacího procesu tak, aby zohledňoval dočasnou provázanost a vzájemnou závislost mezi jednotlivými aktivitami, minimalizoval rizika v časovém harmonogramu a optimalizoval využití zdrojů.

Úkoly

Časový harmonogram:

• Zajistit dostatek času pro důkladnou přípravu procesu. Čas potřebný k tomu, aby padlo rozhodnutí o přípravě PUMM, k nastavení pracovních struktur a definování rámce pro plánování se liší město od města. Do značné míry bude záviset na dosavadních zkušenostech města v oblasti strategického plánování, na institucionálních strukturách, politickém kontextu a místní „kultuře plánování“.
• Definovat časový rámec pro přípravu PUMM, včetně analytické fáze, fáze přípravy strategie a plánování opatření. Města obvykle potřebují alespoň jeden rok od oficiálního zahájení procesu SUMP až k jeho schválení. Často ale i víc.
• Důkladná analýza obvykle zabere dva až šest měsíců, pokud je však nutné provést sběr dodatečných údajů, může to být i déle;
• Příprava strategie (včetně vize, záměrů a cílů) obvykle trvá dva až pět měsíců;
• Plánování opatření (od identifikace možných opatření na úplném začátku až po schválený balíček opatření, včetně schváleného financování a přidělených odpovědností, které jsou součástí kompletního SUMP) trvá obvykle tři až pět měsíců. Hodně však záleží na tom, do jakých podrobností jsou navrhovaná opatření řešena;
• Nějaký čas obvykle vyžaduje i schválení SUMP poté, co je jeho příprava u konce. Tento čas se liší v závislosti na politické situaci, může to být pár týdnů, ale i půl roku a víc. Riziko podobných průtahů pomáhá omezit intenzivní zapojení osob s rozhodovací pravomocí do procesu přípravy SUMP.
• Vzít v úvahu i možná problematická období, která budou v obci probíhat (volební období, plánování rozpočtu atd.). Měsíce, které předcházejí volbám, mohou být náročné pro rychlé kroky a rozhodování, což může ovlivnit časový harmonogram procesu.
• Začlenit i „tiché“ pracovní fáze, které pomohou zvýšit flexibilitu plánování a snížit riziko vážnějších následků kvůli delším průtahům. Pamatujte také na čas potřebný pro komunikaci a zapojení veřejnosti a zainteresovaných subjektů.
• Vypracovat předběžný časový harmonogram a sdělit ho všem příslušným aktérům, aby měli možnost si vhodně naplánovat své aktivity.
• Během přípravy plánu realizujte opatření, která jsou hodně viditelná, abyste se vyhnuli dojmu, že nejste aktivní. Je to zvlášť důležité v případě osob s rozhodovací pravomocí.
• Vypracovat předběžný časový rámec pro implementaci opatření, který bude podrobně rozpracován ve fázi plánování opatření.
• V rámci podrobného plánování se zaměřte na další dva tři roky, zároveň však připravte hrubý plán na dalších deset let a zohledněte i dlouhodobé projekty, které během těchto deseti let budou teprve zahájeny a mohou pokračovat i déle (např. výstavba tramvajových tratí atd.).
• Některá města dávají přednost časovému rámci v podobě důležitých milníků a neudávají přesné časové rámce (např. otevření nové autobusové linky a opatření realizovaná předtím a potom). Tento přístup pomáhá zůstat realistickým a veřejnosti usnadňuje sledování průběhu plánu.

Obr.: Relativní časové požadavky jednotlivých kroků SUMP. Vizualizace 12 kroků ukazuje relativní množství času potřebné pro dokončení příslušného kroku ve vztahu ke všem ostatním krokům, a to v typickém procesu SUMP. Například krok řízení implementačního procesu obvykle vyžaduje většinu času z implementační a monitorovací fáze, a je propojen s monitorováním. Šipky představují typické smyčky zpětné vazby, např. pokud v kroku 8 bude zřejmé, že některá opatření vyžadují příliš mnoho kapacit, bude asi nutné upravit vybrané balíčky opatření v kroku 7. (Tento graf nevychází z exaktních měření, jeho cílem je pouze poskytnout odborníkům na plánování určitou orientaci.)

• Začleňte i čas na monitorování a aktualizaci opatření po přijetí SUMP (viz Aktivita 11.1). Frekvence revizí a aktualizací bude záviset na vaší situaci, včetně zákonných podmínek nebo volebního cyklu, každopádně by měly proběhnout alespoň každé dva roky.
• SUMP by měl být kompletně revidován a aktualizován každých pět až deset let. Po deseti letech je plán zastaralý. Jednotlivá opatření by měla být aktualizována častěji.

Podrobnosti k úkolům

Příprava plánu udržitelné městské mobility většinou probíhá jako místní projekt, obvykle pod specifickým názvem. Je vhodné používat terminologii anglickou, což ovšem může v neanglicky hovořících státech vyvolat určitý vzdor v řadách veřejnosti i zainteresovaných subjektů. Tomu lze zabránit volbou specifického místního termínu, na jehož výběru se zainteresované subjekty budou podílet, nebo ho alespoň schválí. Vhodná terminologie rovněž zvyšuje šanci pro budoucí participaci. Proces lze pojmenovat přímo jako finální produkt, pokud pro něj již existuje konkrétní název (viz Aktivita 9.1 „Dejte svému plánu správné označení“).

Pracovní plán

• Posílit politický mandát pro přípravu SUMP. Usilujte o to, aby orgány s rozhodovací pravomocí souhlasily s tím, že principy udržitelnosti budou jádrem celého procesu SUMP. To znamená zaměřit se především na environmentální a sociální přínosy mobility, nikoli na plynulejší provoz motorové dopravy.
• Navrhnout pracovní plán pro proces SUMP, který bude určovat jednotlivé milníky procesu. Zachovejte určitou flexibilitu, která umožní pracovní plán v průběhu procesu upravovat.
• Vypracovat metody, které umožní překonat překážky a naplno využít všechny hnací síly (podle výsledků sebehodnocení z Aktivity 1.1).
• Dohodnout se se subjekty odpovědnými za úkoly plánování (a také v rámci vaší vlastní organizace) na postupech a úkolech v oblasti managementu.
• Posoudit rizika a plánovat pro případ nepředvídatelných událostí.
• Monitorovat pokrok, podporovat implementaci pracovního plánu a adaptovat se na změny.

Aktivity nad rámec základních požadavků

• Uvažujte o vytvoření značky (např. logo, název) pro váš plánovací proces; pro vaši komunikaci s veřejností a pro vaše akce bude proces vypadat profesionálně a bude snadno rozpoznatelný.

Časový harmonogram a koordinace

• Poté, co byly nastaveny pracovní struktury a provedena analýza požadavků na plánování, ale ještě před zahájením analýzy stavu mobility, vytvořte časovou osu procesu.
• Nepřetržité dolaďování přesného načasování konkrétních aktivit (např. tiskových zpráv, termínů setkání atd.).
• Před oficiálním zahájením přípravy SUMP proveďte schválení pracovního plánu jako jednoho z milníků.

Kontrolní seznam

✔ byl vytvořen realistický pracovní plán pro proces SUMP.

✔ byl potvrzen politický mandát pro přípravu SUMP.

✔ byla navržena strategie pro řízení rizik a pro řízení kvality.

✔ byl vypracován a politicky schválen časový harmonogram procesu a pracovní plán.

Štítky: Strategie (Role města, tag2)